Sổ bảo vệ là một công cụ quan trọng trong công tác an ninh và quản lý tại các cơ sở, công ty hoặc tổ chức. Loại sổ này được sử dụng để ghi chép các hoạt động, sự kiện xảy ra trong ca trực, giúp lưu trữ thông tin và truy cứu khi cần thiết. Trong bài viết này, hãy cùng Bảo Vệ Long Việt tìm hiểu các thông tin chi tiết về sổ bảo vệ.
Sổ bảo vệ là gì?
Sổ bảo vệ là một loại biên bản bằng giấy, được sử dụng để ghi chép đầy đủ thông tin liên quan đến ca trực của nhân viên bảo vệ. Nội dung trong sổ thường bao gồm danh sách người trực, tình trạng các thiết bị và vật dụng hỗ trợ trong công việc cũng như các sự việc xảy ra trong ca. Sổ bảo vệ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ bàn giao và tiếp nhận ca trực, đảm bảo quá trình làm việc diễn ra liên tục, minh bạch và chuyên nghiệp.
Dưới đây là mẫu sổ bảo vệ mà bạn có thể tham khảo:
Tìm hiểu thêm máy bộ đàm là thiết bị cần thiết của nhân viên bảo vệ để liên lạc với nhau.
Khi nào cần tiến hành ghi chép vào sổ bảo vệ
Sổ bảo vệ là nơi lưu trữ những thông tin quan trọng liên quan đến các hoạt động tại khu vực bảo vệ. Nhân viên bảo vệ cần thực hiện ghi chép ngay khi có bất kỳ sự việc nào xảy ra để đảm bảo thông tin được quản lý chính xác và đầy đủ. Dưới đây là các trường hợp cụ thể cần ghi chép:
- Xử lý sự cố hoặc tình huống bất thường: Khi có tai nạn, sự cố kỹ thuật hoặc bất kỳ tình huống bất thường nào xảy ra, nhân viên bảo vệ cần ghi lại chi tiết thời gian, địa điểm và những người có liên quan để làm cơ sở xử lý sau này.
- Quản lý phương tiện ra vào: Ghi chép thông tin về các phương tiện ra vào, bao gồm biển số, thời gian và mục đích, nhằm đảm bảo việc kiểm soát phương tiện diễn ra hiệu quả.
- Người ra vào trong giờ làm việc: Nhân viên bảo vệ cần ghi chép thông tin những người ra vào trong giờ làm việc, bao gồm tên, thời gian và mục đích. Việc này giúp theo dõi chặt chẽ hoạt động tại khu vực.
- Thời gian làm việc của công nhân: Ghi lại thời gian công nhân đầu tiên vào làm việc và người cuối cùng rời khỏi nhà máy kèm theo tên hoặc mã số. Đây là dữ liệu hữu ích trong việc giám sát và quản lý nhân sự.
- Các sự kiện bất thường: Những tình huống bất thường như hành vi khả nghi, hỏng hóc kỹ thuật hoặc tai nạn cần được ghi lại để đảm bảo thông tin được lưu trữ đầy đủ và chính xác cho công tác xử lý sau.
- Kiểm soát hàng hóa: Thông tin về hàng hóa xuất nhập như số lượng, chủng loại, người chịu trách nhiệm,… cần được ghi chép nhằm tránh thất thoát và hỗ trợ quản lý kho bãi hiệu quả.
- Yêu cầu từ khách hàng hoặc cấp trên: Bất kỳ chỉ thị hoặc yêu cầu nào từ khách hàng hoặc chỉ huy đều cần được ghi lại để đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện đúng và đầy đủ.
- Kết quả tuần tra mục tiêu: Sau mỗi lần tuần tra, nhân viên cần ghi nhận tình trạng của mục tiêu, những phát hiện và biện pháp xử lý nếu có. Điều này đảm bảo công tác tuần tra diễn ra minh bạch và kịp thời.
- Phát hiện trong quá trình tuần tra: Các sự cố bất ngờ xảy ra khi tuần tra như phát hiện hư hỏng hoặc hành vi vi phạm đều cần được ghi lại chi tiết để hỗ trợ giải quyết.
- Thời gian kiểm tra của lãnh đạo: Ghi chú thời gian lãnh đạo hoặc chỉ huy đến kiểm tra và rời đi. Điều này nhằm lưu giữ thông tin về các lần giám sát và đảm bảo các hoạt động luôn trong tầm kiểm soát.
Các loại sổ sách bảo vệ và biên bản
Dưới đây là một số loại sổ sách bảo vệ và biên bản thường được sử dụng:
- Sổ bàn giao ca: Sổ này dùng để ghi nhận các thông tin liên quan đến quá trình bàn giao, bao gồm tình trạng ca trực, các sự việc xảy ra và các nhiệm vụ còn dang dở. Nhờ vậy, các nhân viên bảo vệ có thể tiếp quản công việc một cách liền mạch.
- Sổ quản lý xuất nhập hàng hóa: Được sử dụng để ghi chi tiết các lô hàng xuất hoặc nhập, bao gồm số lượng và thông tin người chịu trách nhiệm. Loại sổ này giúp đảm bảo quá trình xuất nhập diễn ra chính xác và tránh thất thoát, nhầm lẫn.
- Sổ niêm phong: Dùng để ghi nhận chi tiết việc đóng mở niêm phong tại các khu vực hoặc hàng hóa đặc biệt, nhằm đảm bảo tính an toàn và minh bạch.
- Sổ khách ra vào công tác: Ghi lại thông tin của khách đến làm việc, như tên, mục đích và thời gian ra vào. Điều này hỗ trợ việc theo dõi và đảm bảo an ninh tại khu vực.
- Sổ quản lý đơn vị thầu phụ: Sổ này ghi nhận thông tin về các nhà thầu phụ, công việc thực hiện và thời gian làm việc, giúp kiểm soát các hoạt động của họ tại khu vực bảo vệ.
- Sổ nhận và bàn giao bưu phẩm: Dùng để ghi chép thông tin chi tiết về bưu phẩm hoặc thư báo, người nhận và thời gian nhận, đảm bảo việc xử lý chính xác, kịp thời.
- Sổ theo dõi nhân sự đến muộn, về sớm: Ghi nhận các trường hợp nhân viên đến làm muộn hoặc về sớm, kèm lý do, giúp quản lý chặt chẽ giờ làm việc.
- Sổ thu gom rác thải: Loại sổ này ghi nhận thông tin về việc thu gom, xử lý rác, giúp duy trì vệ sinh và an toàn cho khu vực bảo vệ.
- Biên bản sự việc: Ghi chép chi tiết các sự kiện, bao gồm thông tin các bên liên quan và biện pháp giải quyết, đảm bảo mọi sự cố được xử lý đúng cách.
- Biên bản thu hồi tang vật: Lưu giữ thông tin liên quan đến việc thu hồi tang vật, bao gồm thời gian, địa điểm và đối tượng liên quan, nhằm quản lý chặt chẽ.
- Biên bản vi phạm pháp luật: Ghi nhận chi tiết hành vi vi phạm, đối tượng và các biện pháp xử lý, hỗ trợ quá trình điều tra và xử lý pháp lý.
- Biên bản bàn giao người vi phạm: Ghi lại thông tin về người vi phạm, thời gian, địa điểm bàn giao và người nhận, đảm bảo quy trình bàn giao diễn ra minh bạch và đúng quy định.
- Biên bản mất thẻ xe: Ghi nhận các trường hợp mất thẻ xe, thông tin người báo và cách xử lý, giúp quản lý hiệu quả việc cấp và thu hồi thẻ xe.
Xem thêm: Nhiệm Vụ Của Ca Trưởng Bảo Vệ Trong Công Tác Đảm Bảo An Ninh
Hướng dẫn cách ghi sổ bảo vệ
Một mẫu sổ sách bảo vệ cần được thiết kế đầy đủ, chi tiết để đảm bảo việc ghi chép thông tin chính xác và dễ dàng tra cứu. Dưới đây là các yếu tố cần thiết:
- Thời gian ghi chép: Ghi rõ ngày và giờ để xác định chính xác thời điểm diễn ra sự việc.
- Tên khu vực bảo vệ: Cần chỉ rõ tên khu vực hoặc mục tiêu bảo vệ để tiện theo dõi và quản lý.
- Logo đơn vị bảo vệ: Logo của công ty bảo vệ giúp tạo sự nhận diện và thể hiện tính chuyên nghiệp.
- Mã hiệu khu vực bảo vệ: Mỗi khu vực bảo vệ cần có mã hiệu riêng biệt để tránh nhầm lẫn.
- Tên và số thứ tự sổ sách: Ghi rõ loại sổ và số thứ tự để thuận tiện trong việc tra cứu, quản lý.
- Nhân viên chịu trách nhiệm ghi chép: Cần ghi rõ họ tên của nhân viên ghi chép để xác định rõ trách nhiệm.
- Thời điểm cập nhật thông tin: Mốc thời gian ghi chép giúp đảm bảo các thông tin luôn được theo dõi kịp thời.
- Chi tiết sự việc: Mô tả cụ thể các sự cố, các bên liên quan và các biện pháp xử lý để làm cơ sở xử lý sự việc.
- Khung xác nhận: Bao gồm chỗ ký tên và kiểm tra của ca trưởng hoặc chỉ huy khu vực để xác nhận trách nhiệm và tính chính xác.
Ngoài ra, việc ghi chép cần thực hiện đúng trình tự, không để dồn đến cuối ca mới ghi. Các thông tin được ghi lại phải rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu, phản ánh chính xác diễn biến trong ca trực.
Trên đây là các thông tin về sổ bảo vệ mà Bảo vệ Long Việt muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, cách sử dụng và tầm quan trọng của sổ sách trong công tác bảo vệ.
